Asociado Senior de Adquisiciones

Job Highlight Impulsar operaciones de adquisiciones fluidas ofreciendo apoyo, orientación y servicios relativos a contratos, procesos y colaboración con partes interesadas. Role Purpose El/La Asociado/a Sénior de Adquisiciones presta servicios de apoyo eficientes y oportunos en materia de adquisiciones y administración de contratos a los diferentes programas administrados por su oficina. Promueve un enfoque basado en la calidad, centrado en el cliente y orientado a los resultados para garantizar el cumplimiento de las normas, reglamentos, políticas y estrategias de adquisición de UNOPS, al tiempo que trabaja y colabora con otro personal de adquisiciones y diversas partes interesadas, incluidos oficiales de apoyo a los programas, asesores/as técnicos/as principales, gerentes de portafolio y asistentes de portafolio. En el desempeño de sus funciones, el/la Asociado/a Sénior de Adquisiciones trabaja con una supervisión mínima.Functions / Key Results Expected Apoyo a las transacciones de adquisicionesEjecutar los pasos aprobados para integrar la sostenibilidad en el proceso de adquisiciones.Asegurarse de que las presentaciones a los Comités de Contratos y Propiedad estén completas.Asegurarse de que la documentación para la preparación/tramitación de órdenes de compra, contratos, acuerdos a largo plazo o sus modificaciones esté completa.Realizar estudios de mercado periódicos para determinar las fuentes de suministro utilizando el Mercado Global de las Naciones Unidas y otras fuentes externas pertinentes. Configurar, mejorar o mantener la base de datos de proveedores locales, garantizando la actualización periódica de las bases de datos de información y los archivos y registros de adquisiciones.Generar informes de estado, según sea necesario.Garantizar que todos los documentos justificativos estén disponibles para su auditoría y revisión.Planificación de adquisiciones, solicitudes y abastecimientoColaborar con el personal y los/as gerentes de proyecto en la preparación de sus planes de adquisiciones y adjudicaciones. Mantener y actualizar los procesos de supervisión de las adquisiciones para los proyectos y proporcionar información sobre las órdenes de compra a la oficina solicitante.Proporcionar propuestas a las entidades solicitantes sobre las modalidades de suministro de bienes, obras y servicios, incluidos los plazos de adquisiciones para cada etapa.Revisar las solicitudes para comprobar que estén completas.Preparar especificaciones adecuadas y completas para equipos y materiales, perfiles de puestos y descripción de las obras (SOW) como aportaciones a los llamados a la presentación de propuestas (RFP), solicitudes de cotizaciones (RFQ) e invitaciones a presentar ofertas (ITB), asegurando la autorización/aprobación por parte de las unidades de aprobación pertinentes.Mantener un contacto regular con los proveedores y los destinatarios hasta que se haya completado la entrega segura de los productos.Monitorear el progreso y mantener el contacto con los proveedores durante todo el ciclo de adquisiciones.Investigar y resolver los problemas posteriores al pedido y compartir informes de progreso sobre cuestiones relacionadas con las adquisiciones.Proporcionar respuestas orales o escritas a las consultas de proyectos, clientes, empresas, etc., sobre cuestiones relacionadas con las adquisiciones.Preparar informes mensuales sobre cuestiones relacionadas con las adquisiciones.Servir de enlace con la unidad de logística o los proyectos en la recepción de bienes, equipos y servicios con el fin de obtener los informes de entrega, los informes de recepción e inspección o los certificados pertinentes, garantizando al mismo tiempo que se realice un inventario adecuado.Apoyo a ofertas y licitacionesPreparar listas cortas de contratistas/proveedores adecuados para compras de valor superior a las cantidades designadas para su aprobación por parte del personal designado.Preparar y emitir expresiones de interés (EOI), RFQ, ITB, RFP u otros documentos de licitación según sea necesario, asegurando la conformidad con las plantillas aprobadas por UNOPS y solicitando autorización legal en caso de que sea necesario realizar ajustes.Trabajar con los clientes del programa o de operaciones solicitantes para revisar y evaluar las ofertas o propuestas recibidas y preparar análisis para la adjudicación de contratos menos complejos para su presentación al Comité de Contratos y Propiedad u otro organismo estatutario designado.Trabajar con los clientes del programa o de operaciones solicitantes para presentar propuestas al Comité de Contratos y Propiedad de la Sede.Organizar las reuniones del Comité de Contratos y Propiedad Local (o del órgano estatutario designado) según sea necesario, distribuyendo los documentos para su revisión con al menos 24 horas de antelación.Mantener registros del Comité de Contratos y Propiedad Local u otro organismo estatutario designado.Administración de contratosHacer un seguimiento de la firma de contratos por parte de los proveedores.Comprometer fondos en el sistema de planificación de los recursos institucionales y obtener las firmas adecuadas para su aprobación.Difundir anuncios de contratos y adjudicaciones.Mantener contratos y sistema de archivo.Mantener bases de datos o listas de los mejores proveedores, contratistas y proveedores de servicios.Creación e intercambio de conocimientosOrganizar, facilitar o ofrecer iniciativas de capacitación y aprendizaje para el personal en materia de adquisiciones.Aportar contribuciones sólidas a las redes de conocimientos y las comunidades de práctica mediante la síntesis de la experiencia adquirida y la difusión de las mejores prácticas en materia de adquisiciones.Recopilar y utilizar de manera productiva retroalimentación, ideas y conocimiento interno sobre procesos y mejores prácticas.Education Requirements RequeridaEnseñanza secundaria (o equivalente) con 7 años de experiencia relevante OTítulo de licenciatura/grado (o equivalente) en cualquier disciplina con 3 años de experiencia relevante.DeseadaCertificado o membresía profesional reconocido a nivel mundial o nacional (por ejemplo, CIPS).RequirementsExperience Requirements RequeridaExperiencia relevante en adquisiciones o ámbitos relacionados. Experiencia en el uso de herramientas de colaboración y productividad (por ejemplo, MS Office, G-Suite, etc.) y sistemas de gestión basados en la web.DeseadaExperiencia trabajando en entornos multiculturales u organizaciones del sistema de las Naciones Unidas en un país en desarrollo.Experiencia en contextos de desarrollo o humanitarios. Show more Show less