Asistente Administrativo/a – Gestión General

Resumen de PuestoCoordina documentación y administra información relacionada con funciones de soporte administrativo para un equipo, departamento o unidad de negocio, asegurando la correcta gestión de registros, procesos y requerimientos internos.Responsabilidades PrincipalesBrindar soporte administrativo mediante investigaciones, preparación de reportes estadísticos y atención de solicitudes de información rutinarias.Recopilar, compilar y verificar información, ingresándola con precisión en reportes, presentaciones, formularios, bases de datos y hojas de cálculo.Colaborar en la recolección de datos, carga de información y generación de reportes relacionados con las actividades del área.Apoyar funciones administrativas como preparación de correspondencia, recepción de visitas, coordinación de llamadas y organización de reuniones.Responder o derivar consultas rutinarias de clientes internos y externos sobre la organización, sus actividades o procesos.Preparar documentación para pagos a proveedores y terceros, realizar solicitudes de pago en los sistemas correspondientes y responder consultas relacionadas con cuentas por pagar.Documentar y mantener actualizadas las políticas y procedimientos del área.Participar en proyectos e iniciativas de mejora continua del departamento.Ejecutar otras tareas administrativas de acuerdo con los procedimientos establecidos por la organización.Responsabilidades AdicionalesCoordinar las actividades administrativas de la sucursal y brindar soporte a los requerimientos operativos en conjunto con el Líder de Sucursal y el Líder de Servicio.Mantener registros operativos y documentación actualizada, asegurando archivos digitales completos y el cumplimiento de procedimientos internos, requisitos de clientes y estándares de auditoría.Gestionar documentación de contratistas y clientes, incluyendo inducciones, certificaciones, credenciales y requisitos de acceso a sitios.Coordinar recursos operativos y administrativos de la sucursal, incluyendo alquileres de vehículos, oficinas, contenedores y equipos.Administrar el inventario y distribución de elementos de protección personal (EPP), ropa de trabajo, insumos de oficina, consumibles y materiales indirectos, garantizando su disponibilidad y trazabilidad.Generar y dar seguimiento a solicitudes de compra indirectas para servicios y necesidades operativas, tales como alimentación, mantenimiento de instalaciones, limpieza, seguridad, servicios públicos y permisos regulatorios.Requisitos DeseablesExperiencia previa en empresas multinacionales brindando soporte a operaciones de la industria de Oil & Gas.Experiencia utilizando sistemas ERP, plataformas de compras y sistemas de gestión documental.Conocimiento en administración de contratistas, requisitos de acceso a sitios industriales y procesos de Salud, Seguridad y Medio Ambiente (HSE).Nivel de inglés intermedio.CompetenciasOrientación a la AcciónAsume nuevos desafíos y oportunidades con energía, entusiasmo y sentido de urgencia.Comunicación EfectivaDesarrolla y transmite comunicaciones claras adaptadas a diferentes audiencias.Orientación al ClienteConstruye relaciones sólidas y ofrece soluciones centradas en las necesidades del cliente.ResponsabilidadCumple compromisos y promueve la rendición de cuentas.Planificación y OrientaciónPrioriza actividades y recursos para alcanzar los objetivos establecidos.Análisis de DatosInterpreta información cualitativa y cuantitativa para generar conclusiones y apoyar la toma de decisiones basadas en datos.Comunicación y Visualización de datosPresenta información mediante reportes, tableros e indicadores que facilitan la comprensión de problemas, causas y oportunidades de mejora.Valora las DiferenciasReconoce y aprovecha el valor de diferentes perspectivas y culturas dentro de la organización.Eduación y LicenciasTítulo secundario completo o equivalente.Se valorará formación técnica o administrativa complementariaExperienciaExperiencia previa en tareas administrativas.Conocimientos intermedios adquiridos mediante estudios, capacitación o experiencia laboral.Job General ManagementOrganization Cummins Inc.Role Category On-site with FlexibilityJob Type OfficeReqID 2432138Relocation Package No100% On-Site No Show more Show less