Responsable administrativo con experiencia

Over de functie

Voor een dynamisch bedrijf in de grafische communicatie zoeken wij een proactieve en uiterst georganiseerde verantwoordelijke voor de volledige administratieve, operationele en HR‑processen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• HR‑beheer en loonadministratie: registreren van wijzigingen, coördinatie met externe boekhouding, opstellen van loonstroken en uitgifte aan medewerkers.
• Personeelsbeheer: controle op afwezigheid, punctualiteit, licenties, jaarlijkse kledinguitgifte en naleving van regelgeving.
• Coördinatie van ART en verzekeringen: up‑to‑date houden van de loonlijst, documentatie uploaden en autorisaties beheren.
• Reislogistiek: volledige organisatie van zakelijke reizen en verblijven.
• Facturatie en incasso: volledige cyclus in Tango‑software, facturen, leveringsbonnen, offertes, orderfollow‑up en retenties.
• Aankoopbeheer: aanvragen, vergelijken van offertes, inkooporders, factuurverwerking en betalingsregistratie.
• Kasbeheer en betalingskalender: maandelijks opstellen van een betalingsplanning.
• Internationale transacties: uitvoering van bankoverschrijvingen en wisseltransacties naar het buitenland.
• Voorraad‑ en logistiek beheer: controle van materialen, levering, externe productie en wagenparkadministratie.
• Vergunningen en compliance: afhandelen van aanvragen bij gemeentelijke instanties en veiligheidsnormen.
• Participatie in aanbestedingen: opstellen van dossiers voor publieke en private aanbestedingen.

Gewenst profiel

• 3‑5 jaar relevante ervaring in algemene administratie, assistentie van directie of kantoorleiding binnen een MKB‑industrie of dienstverlenend bedrijf.
• Universitair afgeronde opleiding.
• Zelfstandige werkhouding, hoge autonomie en besluitvaardigheid.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en dynamisch.

Vereiste vaardigheden

• Uitgebreide kennis van Tango‑software (verplicht).
• Geavanceerd gebruik van Excel voor operationele en financiële rapportages.